TANJUNG, metro7.co.id – Sebanyak 41 orang Sekretaris Desa (Sekdes) dan Sekretaris Kelurahan (Seklur) di tiga Kecamatan Wilayah Selatan Kabupaten Tabalong mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) tertib arsip yang diselenggarakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong, Rabu kemaren.

Bimtek dilaksanakan selama dua hari dibuka secara resmi oleh Sekretaris Daerah (Sekda).

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong, Rahma Norita mengatakan, tujuan dilaksanakannya bimtek adalah untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) tenaga pengelola arsip pada aparat desa/kelurahan untuk menambah wawasan dalam hal tata kelola kearsipan.

Peserta bimtek 15 desa dari dari Kecamatan Banua Lawas, 11 desa dan 1 kelurahan dari kecamatan Kelua, 7 desa dari dari Kecamatan Muara Harus, 7 desa dari Kecamatan Pugaan.

Kegiatan bimtek meliputi metode dan proses bimtek kearsipan menerapkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa yang menekankan pentingnya pelibatan dan partisipasi aktif peserta dalam pelatihan.

Bimtek tentang tata kelola kearsipan ini dimulai dari penciptaan arsip sebagian besar SKPD dalam hal penciptaan arsip. Ada beberapa poin dalam hal segi penciptaan dan penyimpanan arsip, khusus untuk penyimpan arsip biasanya arsip disimpan dalam map ordinir atau map yang berlobang yang biasa digunakan untuk SPJ, namun karena map yang digunakan map ordinir berarti harus melobangi arsip.

“Sebuah arsip tidak dibenarkan dilobangi, karena membuat arsip menjadi tidak utuh,” katanya.

Setelah arsip menjadi in aktif atau setelah pemeriksaan selesai atau setelah tidak ada masalah, arsip kadang cuma ditaruh dibawah meja atau digudang.

“Arsip seharusnya disimpan di reccord center atau depot arsip dan dimasukan dalam book arsip dan dibuat daftar arsip sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kita cuma tinggal periksa daftar arsip yang ada,” katanya lagi.

Jadi, bimtek ini untuk membekali para aparat desa khususnya sekdes dan seklur dengan dibekali book menyimpan berkas yang in aktif dan juga kami bekali map gantung untuk menyimpan berkas yang aktif, yang dinamis. “Tidak hanya itu kami juga membekali sertifikat bagi semua peserta bimtek,” kata, Rahma.

Sekda Tabalong, H Abdul Muthalib Sangaji, dalam sambutannya mengatakan, bahwa pentingnya arsip menuntut pemerintah menetapkan kearsipan dalam urusan wajib pemerintah, Pemkab Tabalong tentunya memberikan perhatian lebih terhadap kearsipan sejak ditetapkan sebagai urusan wajib.

Salah satunya dengan anggaran yang disediakan di APBD yang selalu meningkat tiap tahunnya.

Arsip dahulu dianggap remeh dan tidak diperhatikan namun itu dahulu, arsip juga selalu dipandang sebelah mata padahal arsip adalah dokumen penting.

Bukan hanya arsip desa, namun arsip pribadi juga penting seperti sertifikat rumah, akte kelahiran, maupun arsip pengiriman uang.

Saat ini orang telah menyadari bahwa arsip sangatlah penting, arsip merupakan alat bukti pertanggung jawaban selain itu bisa menjadi bukti otentik bila suatu saat ada permasalahan.

Oleh karenanya Pemkab Tabalong terus mendorong instansi pemerintah untuk menata dan mengelola arsipnya dengan baik, salah satunya kepada pemerintahan desa dan kelurahan.

“Begitu pentingnya kearsipan ini, maka saya meminta desa dan kelurahan menyediakan anggaran khusus kearsipan, anggaran tersebut harus ada misalkan anggarannya melalui dana desa, maka desa juga bisa mengadakan bimtek ini untuk kepentingan desanya,” katanya.

Hal tersebut tidak lain untuk meningkatkan SDM perangkat desa dalam mengelola arsipnya dengan baik. ***